Google Workspace for Education Fundamentals là dịch vụ cho phép bạn sử dụng miễn phí các chức năng dành cho doanh nghiệp tại trường mẫu giáo, trường tiểu học, trường trung học cơ sở, trường trung học phổ thông, cơ sở giáo dục đại học và tổ chức giáo dục tại nhà. Sử dụng dịch vụ này, các cơ sở giáo dục có thể thiết lập hệ thống email theo tên miền giáo dục và các dịch vụ trong hệ sinh thái của Google như: Gmail, Google Drive (Docs, Sheets, Slides, Forms), Google Calendar,…
Một số lợi ích khi sơ hữu Google Workspace for Education Fundamentals:
- Dung lượng Google Drive cực lớn (100TB cho một đăng ký).
- Bộ nhớ dùng chung (Shared Drive) nội bộ.
- Thiết lập và quản lý hệ thống email nội bộ.
- Dễ dàng chia sẻ các dịch vụ trong nội bộ tổ chức.
- Nhiều dịch vụ miễn phí hoặc trợ giá dành cho email giáo dục.
Nếu bạn có nhu cầu CNTT cao, hãy cân nhắc sử dụng Google Workspace for Education Plus hoặc các gói trả phí khác với các tính năng nâng cao.
Bước 1: Nhập hoặc yêu cầu cấp miền Google Workspace for Education
1. Mở biểu mẫu đăng ký Google Workspace for Education.
2. Tại mục Bắt đầu nào nhập Tên trường, Số lượng học sinh và nhân viên (ước tính), Loại hình trường học (trường phổ thông hay đại học) và Khu vực và nhấn chọn Tiếp theo.
3. Nhập Họ, Tên, Địa chỉ email và Số điện thoại liên lạc của tổ chức. Thông tin này chính là thông tin người quản trị hệ thống Google Workspace sau này nên cần nhập chính xác thông tin. Nhấn nút Tiếp theo.
4. Nhập thông tin liên quan vào biểu mẫu. Đối với câu hỏi Doanh nghiệp của bạn có miền không? hãy chọn một đáp án:
- Có, tôi có miền có thể sử dụng — Nhập tên miền của bạn. Nếu nhận được thông báo lỗi khi bạn sử dụng miền của mình để đăng ký Google Workspace for Education, hãy truy cập vào bài viết Không thể sử dụng miền của bạn để đăng ký các dịch vụ của Google.
- Không, tôi cần có miền — Nhập một tên miền và kiểm tra xem có thể sử dụng tên miền đó hay không.
Nếu trường học của bạn đã sở hữu tên miền thì chọn Có, tôi có miền có thể sử dụng và cung cấp thông tin chi tiết ở các bước tiếp theo.
6. Xem lại thoả thuận Google Workspace for Education.
5. Đánh dấu vào hộp Chấp nhận điều khoản sử dụng, rồi nhấp vào Tôi đồng ý.
6. Nhập địa chỉ email khởi tạo dùng để quản trị, mật khẩu và xác thực reCAPTCHA (Tôi không phải là người máy) rồi nhấn vào Đồng ý và tiếp tục.
7. Đến đây đăng ký của bạn sẽ được cho phép 30 ngày dùng thử. Bạn nhấn Tiếp tục truy cập vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên để bắt đầu quản lý dịch vụ Google Workspace for Education Fundamentals (dùng thử miễn phí).
Nhấn Tôi hiểu.
8. Bạn sẽ được dẫn tới bảng điều khiển (Dashboard). Hãy theo các gợi ý và thử nghiệm sử dụng hệ thống.
Bước 2: Chứng minh quyền sở hữu miền
Nếu bạn muốn đăng ký Google Workspace for Education trong miền mà bạn sở hữu từ trước, trước tiên, bạn phải chứng minh quyền sở hữu miền đó. Quy trình này giúp ngăn ngừa người dùng không thuộc miền của bạn sử dụng dịch vụ trái phép hoặc gửi email nguỵ trang thành email gửi từ trường học.
Nếu bạn sở hữu tên miền, hãy đăng nhập hệ thống quản lý tên miền, sử dụng bảng điều khiển của Google Workspace làm theo các bước dưới đây.
1. Mở Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google (nếu cần đăng nhập thì tài khoản theo mục số 6 của Bước 1).
2. Xác minh rằng bạn sở hữu miền bằng cách nhấn vào nút Bảo vệ. Tham khảo thêm bài viết Xác minh miền của bạn cho Google Workspace.
3. Chọn nút Tôi đã sẵn sàng bảo vệ tên miền của mình.
4. Đọc hướng dẫn và chọn nút Tiếp theo: Chuyển đến bước 2.
5. Thêm bản ghi trong hệ thống quản lý tên miền theo hướng dẫn và chọn Bảo vệ miền.
6. Thực hiện bước trên thành công là bạn đã đăng ký và xác minh tên miền thành công dịch vụ Google Workspace. Nếu không thành công, hãy đọc kỹ các hướng dẫn và thực hiện xác minh lại.
Sau khi bạn gửi yêu cầu và chứng minh quyền sở hữu miền, Google sẽ xem xét để xác định cơ sở của bạn có đủ điều kiện hay không và gửi email thông báo kết quả cho bạn trong vòng 14 ngày làm việc.
Theo Google
4